Kesällä voimaan tulleen lakimuutoksen myötä etä- ja hybridimuotoinenkin täysi osallistuminen osakeyhtiöiden yhtiökokouksiin helpottuu. Nyt yhtiökokouksiin liittyviä malliasiakirjoja on päivitetty.
Elinkeinoelämän keskusliiton ja Keskuskauppakamarin Listayhtiöiden neuvottelukunta on päivittänyt yhtiökokouksiin liittyviä malliasiakirjojaan. Päivitys liittyy heinäkuussa voimaan tulleeseen osakeyhtiölain muutokseen (L 660/2022).
− Lakimuutoksella mahdollistettiin kokonaan ilman kokouspaikkaa pidettävät etäyhtiökokoukset. Lisäksi muutoksella pyrittiin edistämään niin sanottujen hybridikokousten järjestämistä, kertoo Listayhtiöiden neuvottelukunnan sihteeri, Keskuskauppakamarin yhtiö- ja arvopaperimarkkinaoikeuden johtava asiantuntija Ville Kajala.
Lakimuutos selvensi myös sääntelyä erilaisista täysimääräistä yhtiökokousosallistumista täydentävistä osallistumismahdollisuuksista, kuten ennakkoäänestysmahdollisuudesta ja mahdollisuudesta käyttää puheoikeutta kirjallisesti ennen kokousta tai kokouksen aikana.
Lakimuutoksen myötä myös vähemmistösijoittajien asema paranee, kun täysi osallistuminen ei vaadi fyysistä läsnäoloa.
− Laissa edellytetään, että etä- ja hybridikokouksissa myös etäyhteyden välityksellä osallistuvalla osakkeenomistajalla on täydet osallistumisoikeudet, kuten ääni-, puhe- ja kyselyoikeus kokouksen aikana. Puhe- ja kyselyoikeutta on etä- ja hybridikokouksissa voitava käyttää suullisesti myös etäyhteyden välityksellä, Kajala kertoo.
Hänen mukaansa hybridikokouksen järjestäminen on yleensä mahdollista yhtiön hallituksen päätöksellä, mutta yhtiöjärjestyksessä voidaan myös velvoittaa yhtiö järjestämään yhtiökokous hybridikokouksena. Tällainen yhtiöjärjestysmuutos voidaan hyväksyä yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Kokonaan ilman kokouspaikkaa pidettävän etäyhtiökokouksen voi järjestää vain silloin, jos siitä määrätään yhtiöjärjestyksessä.
Listayhtiöiden neuvottelukunnan päivittämät yhtiökokouskutsun malli ja ohje eräistä pörssiyhtiöiden yhtiökokouksiin liittyvistä menettelytavoista löytyvät Arvopaperimarkkinayhdistyksen verkkosivujen materiaalipankista.
Neuvottelukunta on julkaissut myös yhtiöjärjestyksen mallilausekkeet etä- ja hybridikokouksista. Yhtiökokouspöytäkirjamallin päivitetty versio julkaistaan myöhemmin.
Listayhtiöiden neuvottelukunta on ottanut malliasiakirjoissa ja menettelytapaohjeessa huomioon pörssiyhtiöitä koskevat osakeyhtiölain, arvopaperimarkkinalain sekä hallinnointikoodin vaatimukset. Malliasiakirjoja ja menettelytapaohjetta on usein perusteltuja noudattaa soveltuvin osin myös First North Finland -listattujen yhtiöiden yhtiökokouksissa.
